1.內容要明確、具體。
外貿部門一般都是工作頭緒紛繁,這就要求每封書信都要明確地指明是哪筆生意,什么意見,什么理由。
例如:u201c上次貴方來函,指出我方貨價偏高u201d一句,u201c上次u201d指的是哪次?u201c我方貨價u201d具體指哪批、哪種貨?都不明確。如說成u201c貴方3月5日來函說我269號貨的005品種的印花府綢價格偏高u201d,這就明確、具體了。
這就要求把信中涉及到的貨物合同號、貨號、貨物名稱、數目、金額、日期都要交待清楚。
2.態度要明朗。
每封信函都有自己的意見,是肯定還是否定,是接受還是拒絕,要明確地、語氣堅定地表示出來,不能含糊其辭,模棱兩可。例如:u201c貴方提出的意見我方基本同意u201d,u201c可以考慮u201d,u201c每月可交貨五六百箱u201d,u201c估計五月中旬前后即可發貨u201d等等都是不肯定、不明確的表達方法,都不能使用。
3.表達要準確。
要做到準確,必須注意做到以下三點:第一、避免歧義。_句話可以這樣解釋,也可以那樣解釋,叫歧義。例如u201c凡訂購量在5000碼以上者,可享受2%折扣婷的優惠。u201d如果對方剛好訂5000碼,買方可能理解成應享受優惠,賣方可能解釋成不屬優惠之列,這就會產生歧義,引起糾紛。如說u201c凡訂購5000碼或者以上者,可享受2%折扣的優惠u201d,這種表達是明確的,就是說:訂購5000碼者同樣享受優惠。如果說u201c凡訂購量超過5000碼者,可享受2%折扣的優惠u201d,那么,訂購5000碼者就不包括在優惠之列了。再如,u201c不能讓價u201d,u201c不擬讓價u201d,u201c不應讓價u201d等,肯定程度各不相同。外貿信函要求語言一定要準確,用詞要嚴密,不然就會因理解不同造成爭執和糾紛,甚至帶來經濟損失。
第二、防止褒貶失當。外貿信函有時涉及到對雙方經營能力、信用狀況、產品質量、經營態度、損失、獲利等的評價時,要客觀、公正、實事求是,防止不恰當地夸大長處或短處。例如信用調查、催貨、催款、索賠等,都會遇到褒貶的問題,寫信時不應受情緒影響,要科學、冷靜、求實。
第三、杜絕錯漏。
外貿工作責任重大,如果在書信中少了一個u201c不u201d字,意思就恰好相反,如數字丟掉一個u201c0u201d,就差十倍,如果是u201c十萬u201d丟掉一個u201c萬u2019u2019字,就相差一萬倍。一旦出現這種情況,不僅自己負不起責任,更重要的是將給國家或集體帶來不可挽回的經濟損失。因此必須杜絕錯漏現象。