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英文的商務書信格式到底是什么樣子的?

在外貿業務當中,英文信件和英文郵件是必須要掌握的技能,但是很多人對于英文書信的格式并不是很靈光。以至于每一次寫信或者寫郵件的時候,常常為了小小的格式上腦筋。這里簡單地說一下英文書信的幾種格式。希望能夠幫到有需要的朋友。

在開篇之前,先簡單說說英文書信到底是個啥套路。我在其他的文章中曾經說過,寫作的本質上其實也是一種交流,我們可以把寫作這種交流看成是面對面交流的一種變體。寫作的整個過程其實也是像面對面說話一樣。一個人通過語言的方式發出一系列的信息,另一個人接收這樣的信息,同時做出一定的反饋。一般而言,寫作是一種比面對面交流更為嚴肅的交流方式。我們這里以書信為例,我們在寫書信的時候,其實整個交流過程缺失了一些要素,比如說面對面交流的眼神,語氣,表情,動作等等。所以這些缺失的因素,在書信的寫作過程當中,就要用語言來彌補。比如你需要用語言表明你的語氣,你的態度,你的尊重,你的莊重。

比如你通過書信在和別人交流的時候,你首先要讓別人知道你是誰,來自于哪里,這樣一來就產生了書信當中的信頭,一般在信頭當中,你會自報家門,說明自己是誰,來自于哪里。這其實就像面對面對話一樣,有的時候你先要向對方介紹自己是誰。而這體現在英文的商務信函之中,就是信頭。信頭就包括你自己的相關信息,公司名稱電話地址等等,信頭在英語的商務信函當中是很重要的一個部分,也幾乎是任何正式文件的要求之一。你在英語國家辦事情的時候,他們很可能讓你提交有你單位信頭并且有公章和簽字的cover letter等等。

所以體現在信的具體形式當中就是,寫信人的地址什么的在最上方,因為這個是收信人最先看見的部分,這個部分我們說了可以是信頭的一部分。 在這個的下面才是收信人的地址,或者我們叫做inside address。

在自報家門之后,你需要說明這封信是寫給誰的,于是就出現了稱呼。稱呼也就相當于兩個人在面對面的時候先和別人打招呼。你在和人打完招呼之后,就開始切入正題。所以,商務信函,在打完招呼之后,也就是在稱呼之后,就開始寫信函的正文。做完之后一般都會有一些結束的敬語,就是我們通常所說的. Your sincerely, Yours truly, Yours faithfully.之類的話。在這些話下面,在落款寫上自己的名字。如果是紙質信函的話,還需要有個簽名。最后這幾個步驟和面對面交流有所不同。面對面交流,在結束的時候,一般不會再說一遍我是誰,或者給對方留個簽名。但是這些已經是商務信函的固定部分了。




這里引用一個關于寫作的網站上的說法,簡單說明一下幾種英文信件的格式。

Full-block style: 或者有人叫做齊頭式,我倒是覺得英文的原文反而能更反映出這種格式的真正含義,全塊狀的格式,文字和段落排成整齊的塊狀。這種格式很簡單直白,版式美觀,容易掌握,崇尚實用主義的美國人一般都會采用這樣的格式。因為這樣很簡單,很容易操作,剛剛進入職場的新手很容易就能記住這樣的格式。

而現在,大多數商業信函都遵循這樣的風格,因為它沒有任何縮進,簡單明了,容易操作,只需要管左邊對齊就可以了。在這種風格中,所有內容(日期,內部地址,稱呼,正文,落款和簽名)都從最左邊開始。在這種格式當中,唯一需要縮進的內容是 分條列舉的時候,也就是所謂的項目符號,以及比較長的引用。當遇到這樣的情況時,是需要用縮進的。遇到這兩種情況時整個列舉的條目和整個引用都需要縮進成一塊,而不是僅僅第一行縮進。就像下面這樣,引用的部分自己縮成一塊。




下面是一個所謂的block style的圖片。




The modified-block style:或者叫做上一種格式的變體,有人把它叫做一種改良格式,但個人而言并不敢茍同,因為從風格上看這種格式更為復雜,沒有看出改良的成分,改良應該是越改越簡單才對。 在這種格式當中段落并不縮進。但是,日期,落款和簽名是縮進的,——但是這種縮進是從行的中心線開始的。也就是說從中間線開始縮進,有些組織機構使用這種風格,看起來整潔但并不利落。




Indented style,富有英國風格的書信格式,這種格式應該是脫胎于傳統的英文信件的寫法,因為傳統上人們寫信的時候就會每一段段首留出空格,當然在今天大家都用計算機的時代,我們經常習慣說縮進。在這種格式當中, 日期,落款和簽名從中心線開始,這一點與上一種格式一樣。但是,這種格式的每段縮進半英寸(1.27厘米),也有資料說要縮進一英寸,個人認為在沒有嚴格要求的前提下,可視情況而定。一般有嚴格格式要求的信函都會有相應的模板作為參考。




下面再引用一個圖片,是一齊頭式的格式為例

letterhead 信頭,一般這一部分會包含發信人的信息,比如單位,地址,電話,郵件,對于很多單位而言,信頭是固定格式的信紙。對于電子郵件而言,這一部分會手打出來。

Recipient Address:收信人地址,有時也叫作Inside Address(封內地址)

Reference Line:可以理解為參考信息行,在電子郵件中這一行是主題,寫在Subject當中。

Salutation:稱呼

Body:正文

Closure:落款

Signature and Title:簽名和頭銜

Enclosure:隨信附上的文件,在郵件中叫做附件

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