現(xiàn)行的外貿(mào)溝通方式，大家主要是在用：電子郵件來和客人進(jìn)行溝通的。我在這里就很多人常常不知道怎樣寫好第一封推銷電郵給買家，及怎樣來回復(fù)買家的查詢郵件做些文字說明。

    第一封外貿(mào)推銷郵件在外貿(mào)業(yè)務(wù)中可能就如我們和陌生人交往時(shí)彼此之間留下的第一印象。有些人就能夠給別人留下好印象，有些人給別人留下不好印象。這印象好與壞，其實(shí)我們每個(gè)人只要真正注意，也能夠做到完滿的結(jié)局。

    那么，我們第一次和陌生人的買家郵件交往中怎樣能給買家?guī)砗玫挠∠竽兀课蚁耄覀円龊眠@個(gè)最重要的準(zhǔn)備工作：對自己的產(chǎn)品要百分百熟悉，特別是自己要推銷的某種新產(chǎn)品，對其必須要做全方位的深入了解。我們不妨問這些問題：這次我們要給買家介紹的是何種產(chǎn)品及推銷該產(chǎn)品的哪個(gè)賣點(diǎn)？我們的賣點(diǎn)會(huì)不會(huì)是很多同行都在推銷的？我們的賣點(diǎn)是不是現(xiàn)在這個(gè)客人需要的？或會(huì)不會(huì)是客人未來需要的？然后再來電函寫作。在知道這些問題答案后，我們下面來研究寫第一封英文函電時(shí)要注意哪些細(xì)節(jié)，哪些是比較適用的，有效的方法。

    寫第一封英文函電，首先我們必須有個(gè)好的標(biāo)題。吸引買家注意的標(biāo)題，這樣買家才有可能打開看我們的郵件。就象我們第一次和人見面，要將自己裝扮的漂亮點(diǎn)，帥一點(diǎn)，精神點(diǎn)一樣，來吸引大家。哪些標(biāo)題才算吸引人，我想大家不妨去看看Yahoo上的產(chǎn)品推銷廣告（其實(shí)很多英文網(wǎng)站都可以看到），看看人家老外用何種標(biāo)題來推銷他們的產(chǎn)品的。仔細(xì)研究一下，我想就知道了。很簡單，只要我們COPY他們自己習(xí)慣的做法就OK。

    其次我們必須簡單扼要，一目了然。推銷的文字不要多，不要太長。記住：越簡單越好。簡單最美。但是不要因?yàn)楹唵味涀约寒a(chǎn)品的賣點(diǎn)。通常我們是這樣來寫的：

    第一段：簡明扼要的告訴客人我們怎樣得知他需求信息，最好是一句話就OK。

    第二段：簡單扼要的告訴客人我們是該產(chǎn)品的專業(yè)生產(chǎn)商或供應(yīng)商，我們有上乘質(zhì)量及具有競爭力的價(jià)格。現(xiàn)特別推薦我們的新產(chǎn)品，暢銷的一品種來給客人。最多不要超過兩句話。

    第三段：詳細(xì)地描述所推薦產(chǎn)品，越全面越好。通常是對產(chǎn)品品名，性能，材料，F(xiàn)OB/CIF價(jià)格，產(chǎn)品規(guī)格，包裝規(guī)格，技術(shù)參數(shù)，付款方式，生產(chǎn)時(shí)間，樣品提供情況等每一環(huán)節(jié)要做詳細(xì)介紹，但也不能太累贅。

    第四段：希望能夠得到客人的評價(jià)及回復(fù)，如有任何疑問，歡迎隨時(shí)溝通，我們便在第一時(shí)間給予客人的回復(fù)。最好是一句話。

    第五段：一句話，那就是我們公司的詳細(xì)聯(lián)系方式，最好含有公司的電子郵件地址，公司的網(wǎng)頁。方便客人更好回復(fù)及更多對我們的了解。

    而往往我們很多人問題就是太多的文字來說明我們自己的公司背景，其實(shí)這是很大的敗筆。因?yàn)椋I家每天收到很多推銷郵件，很少有時(shí)間來研究你的公司背景。買家常常將繁瑣的文字做垃圾郵件來處理，可能不看我們辛苦寫的長長推銷郵件。買家何時(shí)才會(huì)研究我們公司的背景呢？可能是在想和我們真正發(fā)生業(yè)務(wù)合同時(shí)，才會(huì)用時(shí)間研究我們公司的背景資料。一旦，買家研究我們公司的背景，可能那是一個(gè)好的訊息：買家可能要向我們購買產(chǎn)品了。然而，到這種地步不可能是第一封郵件能做到的，也不是第一封郵件要去做的。