為了更好的為進出口企業和知識產權權利人提供信息服務，方便備案申請人辦理有關手續，海關總署于2004年9月開發使用了“知識產權海關保護備案申請系統”（以下簡稱“備案系統”）。
“備案系統”具有以下功能：
（一）信息查詢
知識產權權利人和進出口企業無需進行用戶注冊，便可以直接查詢全部已經海關總署核準的備案信息。為保守知識產權權利人的商業秘密，允許公開查詢的僅限備案申請人名稱、備案權利名稱、權利登記或者授權號、核定使用商標的商品等已公開信息。對知識產權權利人制定的聯系人的姓名、聯系方式和被許可使用知識產權的企業等信息，只有知識產權權利人通過注冊為用戶后才能查詢；
（二）備案申請
備案申請人注冊為用戶后，可以向海關總署提交知識產權的備案申請，并可以查詢海關總署受理申請的日期、備案費到帳、海關總署的審核意見和核準備案日期和備案號等信息
（三）備案信息自我管理
申請人通過系統可以修改、撤回本人已經提交的備案申請、對本人名下的備案信息進行查詢、統計、排序、打印、輸出等方式進行管理，以便及時發現需要變更或者續展備案的情況；
（四）備案變更
申請人對聯系人、通訊地址、電話和傳真等通訊方式、被許可人名單等備案信息，可以通過系統自行修改，不必再以書面形式向海關總署申請變更。這對人員流動大和需要變更備案信息頻繁的知識產權權利人來說，十分便利。
最后，需要說明的是，不論是否注冊為用戶，任何人使用“備案系統”都無需支付任何費用。