39、一張神奇的表格

自從我跟隨XIA做事，至今已經三年多，期間聽過來自同事、客戶、工廠的贊許不計其數，往往是這樣說：“你們師徒倆做事真是有條有理清清爽爽，一點也不趕急趕忙的。”或者說：“一看阿妙做事就知道她師傅是誰，規(guī)矩全學到了，做事真是明白。”及至后來我們辭職，兩個人一年做兩三百萬美金的訂單（沒有招人幫忙），工廠的人過來拜訪，看到我們悠悠哉哉地在啃蘋果聽音樂，驚異不已，說：“人家那里全忙得一團亂糟，你們真是輕松，可也不比人家做的少呢。”

要說起來，輕松做事的秘訣不止一條兩條，不過，在我看來，有一點是尤其至關重要的：我們有一張神奇的表格。

這種EXCEL表格是XIA教給我，至于他是自己發(fā)明的還是從他的師傅那里傳承來，我就不知道了。表格的“列”包括以下內容：合同號、訂單號、款號、貨物描述、針型、數量、重量、確認樣寄出日期、確認樣確認日期、船樣寄出日期、船樣確認日期、輔料狀況、美金賣價、人民幣收購價、船期、發(fā)票號、工廠名。而“行”里面就是每一個合同了。

這樣，一季的訂單就是個填表格的過程。

客人新的訂單來了，先把基本情況填寫好，包括合同號、訂單號、款號、貨物描述、針型、數量、賣價、船期。

給工廠打樣后，填好工廠名，然后是什么時候寄出樣品的。樣品來了后，重量是多少，記錄下來，如果客人確認，大貨就必須按這個重量。

客人什么時候確認了樣品，也要把日期記下來。

輔料什么時候訂下去的，什么時候發(fā)給工廠了，都要記錄。

每隔幾天，就把整個表格瀏覽一遍，哪些樣品的“寄出日期”還空缺，就表示工廠還沒有送過來，趕緊打電話催；哪些樣品看看寄出時間已經有一陣了，“確認日期”還沒填上，就得催催客人，趕快確認；哪些單子輔料還沒有發(fā)的，要聯系輔料廠。

每個月頭，把本月要出貨的船期全用紅筆畫出來，提醒自己要寄船樣給客人，因為船樣如果不確認，是不可以出貨的；還有就是要提前配船。配了船馬上要走貨的，就會填上發(fā)票號。

隔一兩個星期，表格上手填的新內容多了，就在電腦里更新一下，重新打印出來。已經出貨的訂單，整個這行就抹成淺灰色。

漸漸的，一個單子一個單子全填滿，一個單子一個單子全抹成了灰色，留下沒有完成的白色訂單越來越少，直到沒有，一年的忙碌就結束了，完全有條不紊。

這份表格對于我們真的很重要，每天一上班，我的桌子上總離不開它，有時候XIA要用一下，就跑過來問我借去，馬上就跑過來還給我，因為他知道，表格不在，我就停在這里不干活了，因為我無法對照出客人給我確認的某某訂單是在哪個文件夾里，也無法回答客人詢問的“幾號寄出某款樣品”的問題。

每一年的文件資料太多，訂單做結束，資料全都可以束之高閣，可是電腦里留著的完全版本的表格卻是絕好的歷史檔案，第二年、甚至隔了一年，客人想翻單（REPEATORDER），做前面做過的一模一樣的某個單子，那只要從電腦里調出來，告訴工廠是去年某某合同的翻單，直接做就可以了，賣價和收購價都跟去年一樣，多少就是多少，全有記錄的，重量也有記錄，工廠不可以亂變重量。

我們的文件架子上有十幾本厚厚的文件夾，可是到工廠出差的時候，只需要帶著這本幾頁紙的表格就可以了。一年一百多個訂單，輕松搞定，我們當然要啃蘋果、聽音樂、看小說啦。