1. 一封完整的書信比一封不完整的書信,有更大的可能性帶來預期的效果;

2. 一封完整的書信,有助于建立和表達友善關系;

3. 一封完整的書信,可以避免由于遺漏重要情況(情報)所導致的訴訟(Laws" />

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對商業信函的“完整”要求

要求書信的“完整”, 理由有三:

1. 一封完整的書信比一封不完整的書信,有更大的可能性帶來預期的效果;

2. 一封完整的書信,有助于建立和表達友善關系;

3. 一封完整的書信,可以避免由于遺漏重要情況(情報)所導致的訴訟(Lawsuit);

4. 有時,某些不顯眼的書信或文件,由于所提供的情況完整而又生動有力(Complete and Effective)而成為極為重要的文件。

一封信寫得是否完整,建議用五個“W”來檢驗,既:

“Who, What, Where, When 及Why(包括How)”

例如在定貨的信中,必須明確說明

“需要什么商品”(What you want)

“何時需要” (When you need the goods)

“貨物發到何地何人收”(to Whom and Where the goods to be sent)

“如何付款”(How payment will be mande)

如對對方的要求作出否定的答復時(如不能報盤,不能理賠等)應說明理由“為什么”(Why)


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