3. 具體

　商務寫作應該具體明確而不應該籠統概括，特別是當作者需要回信，解決問題，發盤或接受時。你應該使用明確的事實、數字和時間來強調具體性。

　4.正確

　正確的語法，標點和拼寫是商務寫作中基本的要求。另外，當你要給出涉及日期、規格、價格、數量、折扣、傭金、單位和數字時，更需要注意。這些方面一個微小的錯誤就意味著你將失去盈利甚至虧損。

　5. 禮貌

　首先，禮貌指要及時回復來信，及時回信可以取得不想等待的顧客的好感。

　第二，禮貌還指盡量有禮貌地解決問題。商務往來中分歧不可避免，但是，通過聰明機智的辦法不僅可以解決分歧而且不給雙方帶來負面影響。

　6.完整

　一封商務信函應該包括所有的必要信息和數據，并詳細地傳遞給讀者，還要回答讀者提出的所有問題和要求。不完整的信息可能增加溝通成本，丟失信譽，失去銷售機會。此外，當所有的必要的成分比如信頭，日期，稱呼，結尾敬語和簽名都包括時，一封商務信函才算完整。因此，發信前要仔細檢查所有信息。

　7.周到

周到是指作者要更多考慮“你”而不是“我”或“我們”。這就是說，采取“以你為中心”的態度而不是“以我們為中心”的態度。你應該站在對方的立場，考慮對方的觀點，理解對方的問題，強調對方的利益并采取積極的態度進行書面溝通。