外貿(mào)信函一般是指外貿(mào)公司及其人員在對(duì)外貿(mào)易活動(dòng)中，相互往來的各種英文信件。外貿(mào)信函是溝通的主要工具，外貿(mào)人員不僅要懂得外貿(mào)英語，而且必須善于運(yùn)用外貿(mào)英文與貿(mào)易伙伴進(jìn)行書信交流。

外貿(mào)信函分類
外貿(mào)信函從功能、用途上可分為：建立商貿(mào)關(guān)系、尋求代理、查詢信用、推銷產(chǎn)品、詢問報(bào)價(jià)、訂購(gòu)貨物等數(shù)種。

外貿(mào)信函并不要求賣家使用過于華麗優(yōu)美的詞句，只需要采用簡(jiǎn)單樸實(shí)的語言，準(zhǔn)確的表達(dá)自己的意思即可。圍繞這一點(diǎn)，小編總結(jié)了幾方面的內(nèi)容，希望能對(duì)外貿(mào)信函有借鑒作用。

外貿(mào)信函使用技巧
語氣語調(diào)
　　由于用戶寫的外貿(mào)信函都是具有目的性的，因此在外貿(mào)信函里所采用的語氣語調(diào)也應(yīng)該符合目的。在寫之前不妨考慮一下，這封信函是想達(dá)到一個(gè)什么樣的目的，您希望對(duì)收信人產(chǎn)生一種怎樣的影響？是歉意，勸說性，還是堅(jiān)決，要求的。這完全可以通過外貿(mào)信函中的語氣語調(diào)來表現(xiàn)。

真誠(chéng)
　　能夠維持外貿(mào)合作的正常往來，真誠(chéng)是必不可少的生意態(tài)度。不管說什么，都要帶著您的誠(chéng)意去說。把寫好的信函拿起來讀一遍，確保如果此時(shí)對(duì)方正在電話中與您通話，他一定能夠感受到您的自然和真誠(chéng)。

直接
　　跟用戶一樣，用戶的合作伙伴們每天都要閱讀大量外貿(mào)信函文件。所以，外貿(mào)信函一定要寫得簡(jiǎn)明扼要，切中要點(diǎn)。如果是不符合主題或者對(duì)外貿(mào)信函目的不能產(chǎn)生利益的內(nèi)容，就可以放棄。

外貿(mào)信函使用要求
在外貿(mào)信函中，即使是對(duì)認(rèn)識(shí)的收信人，也要簽上全名，即使外貿(mào)信函是打印的，也要親自簽名。在簽名后打印上寫信人的職務(wù)是很重要的，這是告訴對(duì)方你有處理信中所談事務(wù)的權(quán)威。

外貿(mào)信函除了信頭、收信人名址、稱呼、正文、結(jié)束語和簽名外，有的外貿(mào)信函還要注明收發(fā)信編號(hào)，載入特別注意事項(xiàng)，如注意事項(xiàng)或特別指定閱信人、書信主題、附言和附件等，都有其固定的位置。如下圖：
　　發(fā)文編號(hào)
　　收文編號(hào)
　　信頭
　　日期
　　收信人地址
　　特別指定閱信人
　　稱呼
　　書信主題
　　正文來源
　　結(jié)尾
　　簽名
附件

總而言之，注意使用外貿(mào)信函的技巧，不僅提高外貿(mào)業(yè)務(wù)的交易，還能有效減少溝通障礙。此外，外貿(mào)信函作為主要的溝通工具，外貿(mào)人員除了懂得外貿(mào)英語，而且還善于運(yùn)用外貿(mào)英文與合作伙伴進(jìn)行書信交流。