外貿企業出口貨物應按規定采取下列兩種 單證 備案方式：

　第一種方式：由外貿企業按出口貨物退(免)稅申報順序，將備案 單證 對應裝訂成冊，統一編號，并填寫《出口貨物備案 單證 目錄》。

　對有下列情形之一的，自發生之日起2年內，出口企業申報出口貨物退(免)稅后，必須按出口貨物退(免)稅申報順序，將備案單證對應裝訂成冊，統一編號，并填寫《出口貨物備案單證目錄》：

　1.納稅信用等級評定為C級或D級;

　2.未在規定期限內辦理出口退(免)稅登記的;

　3.財務會計制度不健全，日常申報出口貨物退(免)稅時多次出現錯誤或不準確情況的;

　4.辦理出口退(免)稅登記不滿1年的;

　5.有偷稅、逃避追繳欠稅、騙取 出口退稅 、抗稅、虛開增值稅專用發票等涉稅違法行為記錄的;

　6.有違反稅收法律、法規及出口退(免)稅管理規定其他行為的。

　第二種方式：由外貿企業按出口貨物退(免)稅申報順序填寫《出口貨物備案單證目錄》，不必將備案單證對應裝訂成冊，但必須在《出口貨物備案單證目錄》“備案單證存放處”欄內注明備案單證存放地點，如企業內部單證管理部門、財務部門等。不得將備案單證交給企業業務員(或其他人員)個人保存，必須存放在企業。

　1、“ 出口退稅 申報日期”和“備案日期”欄填到“月、日”。

　2、“出口發票號”欄填寫稅務機關監制出口發票或企業自制出口發票號碼(主要指出口商業發票)，二者號碼不一致的，應分別填寫。

　3、“備案單證存放處”欄應逐一標明每個備案單證的存放地點。

　4、各地可根據本地區實際情況，對本表欄次進行增加。