進出口業務中涉及許多單證，總的來說包括三大類，第一類金融單證，指的是信用證、匯票、支票和本票；第二一類為商業單證，主要有發票、裝箱單、提單、保險單等；第三類是用于政府管制的單證，如許可證、原產地證明、商檢證書等。　　
　　一、商業發票(Commercial Invoice)
　　商業發票定義
　　外貿“商業發票”簡稱發票，是信用證受益人（賣方）向買方開立的，對所裝運貨物做全面、詳細說明，并憑借以向買方收取貨款的價目總清單。
　　外貿的“商業發票”和國內的“增值稅發票”概念不同，款式不同,功能也有所不同。
　　商業發票的作用
　　1、商業發票是整套貨運單據的中心，也就是說，它是繕制報關單、產地證、報檢單、投保單等其他單據的依據。通過了解發票的內容。可掌握裝運貨物的全貌；
　　2、商業發票便于進口商驗收、核對出口商所發運的貨物是否符合合合同或信用證的規定；
　　3、商業發票是進出口雙方辦理結算、報關和交納稅款、出口退稅的依據。
　　4、商業發票可作為買賣雙方記賬的原始憑證。也可作為索賠、理賠的憑據。
　　5、在沒有匯票的情況下，商業發票可以代替匯票，作為出口商向進口商收款的根據。同時又是出口商繕制其它有關出口單據的依據。　　
　　商業發票的內容
　　外貿商業發票基本欄目大致分首文、本文和結文三部分。
　　首文部分：發票名稱及編號、制單日期、信用證或合同號碼、收貨人名稱及地址、運輸線路及運輸工具；
　　本文部分：嘜頭及件數、貨物描述、單價與總額等。單價含計價貨幣、具體數量、計價單位、貿易術語四個方面內容。有時根據買方的要求，對按照CIF、CIP或者CFR、CPT成交的，還分別列明運費、保費和FOB或FCA價格。總額一般由大小寫寫就。嘜頭欄一般注明運輸標記和集裝箱號。無嘜頭時，列明“N/M”或者空白。中東、南美州、俄羅斯、非洲、南亞需要在商業發票上還要求注明商品代碼。
　　結文部分：主要內容有兩個。一是特殊條款按信用證要求，在發票上加注聲明的內容。如寫上進口證號碼、配額許可證號碼、包裝材料等。還比如澳大利亞來證要求加注原料來源證明文句，有些國家來證要求加注非以色列原料制作、不停靠以色列港口文句等，可按信用證上的原話打在發票空白處。
　　結文部分第二個內容是發票簽章（Authorized Signature）。簽字人一般為出口公司的法人代表或授權經辦制單人，簽字可使用印鑒，并注明公司名稱，以證明填報屬實。如果信用證沒有規定，用于對外收匯的商業發票不需要簽署（但用于報關、退稅等國內管理環節的發票，必須簽署）。當信用證要求　“Signed invoice”，這時發票就需要簽署；而要求“Manually signed invoice”時，該發票必須是手簽。這一點，可千萬不能馬虎。
　　商業發票是外貿單證的核心，可依據合同和信用證要求，自己繕制，不是從稅務局買回。格式不拘，有標準型和通用性。按照需要，出具一式幾份，由若干正本和副本組成，注明“ORIGINAL”和“COPY”字樣。發票的末端有時可有有E.&O.E.字樣，意為“有誤當查”，即此份發票如有錯漏允許更改。
　　一俟收到信用證，首先就是作好商業發票，所有提交的其他單據（裝箱單、提單、保險單、原產地證明、商檢證書等）中的數量、單位、單價、貨幣名稱、總價，等等數據信息都應向發票看齊，發票怎么說的，其他單證也怎么填寫，不得有任何遺漏或變更。只有這樣，才能保證單證一致、單單一致。
　　隨著無紙貿易EDI（Electronic Data Interchange 電子數據交換）的發展，將進出口貿易雙方與銀行、海關、運輸、保險和商檢等國際貿易有關環節之間的信息，用彼此公認、相互約定的標準格式，通過計算機網絡以實現彼此間的數據交換的處理，從而完成貿易的全過程。因為世界范圍內許多單證（包括信用證、提單、保險單、產地證等）都是相同或相似的，更易于單據規范化、標準化、電子化。只要發票作好了，其他單證就可以自動生成。
　　如何繕制“商業發票”
　　商業發票由出口企業自行繕制，無統一格式。
　　在有公司信頭的信箋上載明“商業發票Commercial Invoice”名稱，也可簡單寫作“發票INVOICE”字樣。
　　·出票人（Issuer）：應填寫出口商的名稱和地址，在信用證支付方式下，應與信用證受益人的名稱和地址保持一致。·受票人（To）：發票接受方的名稱和地址，多數情況下填寫進口商的名稱，并與信用證開 證申請人的名稱和地址一致。 ·運輸說明（Transport details）：貨物的運輸信息，包括運輸的起訖口岸和轉運地點以及運輸方式（必要時加列運輸工具名稱）。要按信用證規定填寫，并與其他運輸單據保持一致。要訂明具體的地名，不要用統稱，如信用證中只標明國名，在發票制作時，應打上具體的（除非一些特定交易出運時還未確定目的地）報關員考試網
　　·發票號（No.）：一般由出口企業自行編制。·發票日期：簽發發票的日期，一般應在信用證開證日期之后、信用證有效期之前。發票應該是　整套單據中簽發日期最早的單據，（但不遲于提單簽發日期，最遲不能晚于議付日或匯票日）。·合同號（S/C No.）：銷售確認書或合同號。其銷售確認書或合同作為出具發票的依據。·信用證號（L/C No.）：信用證號，作為出具該發票的依據。若不是信用證方式付款，本欄目留空。·支付條款（Term of Payment）：填寫交易付款條件·運輸標志（Marks and numbers）：也叫嘜頭，是發票的重要項目之一。如信用證有規定，應嚴格按照信用證的要求繕制，并與其他運輸單據上的嘜頭保持一致。如信用證沒有規定，可按合同　規定填制，也可由出口商自行選定。不需要時填寫NO MARK字樣。·貨物描述、包裝種類和件數（Number and kind of packages， description of goods）：是發票的主要部分，包括商品的名稱、規格、包裝、數量、價格等內容。品名規格的應該嚴格按　照信用證的規定或描述填寫。貨物的數量應該與實際裝運貨物相符，同是符合信用證的要求，　如信用證沒有詳細的規定，必要時可以按照合同注明貨物數量，但不能與來證內容有抵觸。 ·數量（Quantity）：貨物的數量，與計價單位連用。注意該數量和計量單位既要與實際裝運貨物情況一致，又要與信用證要求一致。·單價（Unit Price）：計價單位的價格，包括幣值、單位數額、計價單位和價格術語。如果信用證有規定，應與信用證保持一致；若信用證沒規定，則應與合同保持一致。
　　·如信用證的價格條件中含有傭金，如CIFC3并明確在發票中扣除，則應列式予以扣除。如價格條件中含有傭金，但信用證沒有規定扣減，然而，信用證規定發票金額是減傭后的凈值，在發票上也應顯示減傭。來源：考試大
　　·總價：可寫可不寫。總價用大寫(In capital or In block),即文字敘述代替數字。用Say 打頭，用Only欄尾。如：US$23,540.00大寫可任選如下一種:1.In capital; 2.In block。 1.Say United States Dollars Twenty Three Thousand Five Hundred and Forty Only. 2.SAY UNITED STATES DOLLARES TWENTY THREE THOUSAND FIVE HUNDRED AND FORTY ONLY. 注意：大寫的金額不要再分行了。 近幾年，各地已陸續出現了國內稅務機關統一印制的通用出口發票，一套六聯分為發票聯、記賬聯、稅務聯、報關聯、核銷聯、存根，內容與上述介紹的一般發票項目相同。 如進口商接受的話，也可用于收匯。但若與L/C或進口商要求不一致的，則不對外使用，只在報關、報檢等國內環節中使用此格式的發票。對外收匯時，另外再制作原來常用格式的商業發票。



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