第1步：當業務員和客戶在網上進行溝通，確定初步意向后。客戶通過快遞把樣品和加工的細節數據傳過來。此時，將樣品和相關的加工制作的要求通過打樣申請單反映出來。之后，經過業務部經理簽字，將樣品和打樣單(打樣單要復印一份，正本留自己保存)。給打樣室，打樣。 　第2步：樣品出來后通過快遞寄給客戶，注意即使向快遞詢問ups號。

　第3步：客戶確認樣品并將樣品寄回，同時下單。

　第4步：根據回傳樣品，制做簡單的定貨單給技術部。定貨單要業務員和部門經理簽字。將單和樣品留技術部。要求其制作工藝流程。

　第5步：之后將外貿合同傳給財務部簽字和老總簽字。并連同工藝流程樣品3樣物品，下正式的訂貨單。訂貨單要根據合同來做，把品質要求，包裝要求，和備注事項，交貨日期。寫清楚。之后把訂貨單復印5份，分別傳生產-品管-財務-物控-出貨。并在正本上簽字。正本訂貨單留給自己。把工藝流程書復印5份，傳財務-技術部-物控-生產-品管。正本留技術部，副本自己留著。

　第6步：將合同復印2份，正本自己歸檔。副本分別傳老總辦公室和財務負責人。

　第7步：即使反映工廠在生產過程中的問題，并和業務員溝通。在業務員和客戶溝通達成協議后，將結果通過工作聯系單將變更要求傳達到生產車間。工作聯系單正本留己，副本傳達。來源:報關員培訓網

　第8步：快出貨時，聯系貨代。做報關單據。并提前寄交貨代。若生產有問題，導致不能即使出貨要提前通知貨代，以便其另做船期安排。

　第9步：若即使完貨。則提前兩天將貨代傳來的進倉單或相關單據交給出貨部門。并將出貨通知單復印3份，傳生產-品管-出貨部。正本留己。

　第10步：即使做好議付單據連同貨代送來的提單進行議付。如前t/t下，則先傳副本給對方，要其付款。l/c項下，則交由財務部到銀行進行相關事項。

　第11步：到核銷單等相關單據回來后，將單據交由財務部進行結匯，辦理核銷退稅手續。

　以上所有自己保存的單據按合同和客戶編號先后順序進行分檔管理。