外貿函電又叫商業書信,包括外貿書信、傳真和電子郵件等形式。外貿函電的使用貫穿對外貿易交往的各個環節，是互通商業信息，聯系商業事務及促進貿易關系的重要橋梁。一封得體、規范的外貿函電，既能與外商建立和保持良好的業務關系，又避免了因糾紛而產生的不愉快。我們在寫作外貿函電時并不要求使用華麗優美的詞句。只需要用簡單樸實的語言，準確的表達自己的意思，讓對方可以清楚的了解您想說什么就可以。圍繞這一點，小編總結了幾方面的內容，希望能對寫作外貿信函有借鑒作用。

1、口語化
　　每一封信函的往來，都是跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的，所以需要在您的信函里體現感性的一面。其實我們簡單的來理解一下，每次信函的往來只需要將交談的內容寫在紙上而已。多用一些簡單明了的語句，用我/我們做主語，這樣就能讓我們的信函讀起來熱情，友好，就象兩個朋友之間的談話那樣簡單，自然，人性化。

2、語氣語調
　　由于這封外貿函電是有其目的性的，所以在信函里所采用的語氣語調也應該符合您的目的。在寫之前先不妨仔細考慮一下，寫這封信函是想達到一個什么樣的目的，您希望對收信人產生一種怎樣的影響呢？是歉意的，勸說性的，還是堅決的，要求性的。這完全可以通過信函中的語氣語調來表現。

3、禮貌
　　這里所說的禮貌，并不是簡單用一些禮貌用語比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要體現一種為他人考慮，多體諒對方心情和處境的態度。如果本著這樣的態度去跟別人交流，那么就算這次拒絕了對方的要求，也不會因此失去這個朋友，不會影響今后合作的機會。

4、簡潔
　　就象前面提到的，要用簡潔樸實的語言來寫信函，使信函讀起來簡單，清楚，容易理解。用常見的單詞，避免生僻或者拼寫復雜的單詞。一個單詞可以表達，就不要用詞組。多用短句，因為短句更容易理解。在同一封信函里，避免使用多個相同含義的單詞。

5、回復迅速及時
　　給買家的回復，千萬要迅速及時。因為買家通常只看最先收到的幾封回復，從中去選擇合適的供應商。如果賣家回復不夠及時，就可能因為搶不到先機而失去商機。

6、標題
　　這一點是特別針對寫電子郵件的。也許很多人都沒有意識到，事實上，E-mail的標題是很重要的一個部分，您的郵件給對方的第一個印象就是通過標題來完成的。如果標題沒有內容，看起來象群發的垃圾郵件的話，很多買家就會直接刪除。

7、精確
　　當涉及到數據或者具體的信息時，比如時間，地點，價格，貨號等等，盡可能做到精確。這樣會使交流的內容更加清楚，更有助于加快事務的進程。

8、針對性
　　請在郵件中寫上對方公司的名稱，或者在信頭直接稱呼收件人的名字。這樣會讓對方知道這封郵件是專門給他的，而不是那種群發的通函，從而表示對此的重視。如果無法確定收信人的名字，那就在稱呼一欄里寫“Dear Sirs”or“Dear Sir or Madam”。