在國(guó)際商務(wù)活動(dòng)中，商務(wù)信函是商家、廠家與客戶之間聯(lián)系業(yè)務(wù)、溝通商情、咨詢答復(fù)的主要途徑和工具。這類信函是對(duì)買賣雙方權(quán)利、義務(wù)的規(guī)定，是雙方解決爭(zhēng)端的法律依據(jù)，因此商務(wù)信函尤其注重?cái)?shù)字準(zhǔn)確、文字正確、用詞正式而又簡(jiǎn)潔易懂、格式規(guī)范。國(guó)際商務(wù)信函本質(zhì)上是一種公函，構(gòu)成了商務(wù)、外貿(mào)操作過(guò)程的根本內(nèi)容。所謂u201c文字正確u201d，關(guān)鍵還是在于表達(dá)本意，幫助收信人充分地理解發(fā)信人的意圖。
在不同的貿(mào)易環(huán)節(jié)上，商務(wù)信函會(huì)表現(xiàn)出一些不同的特點(diǎn)。一般的詢問(wèn)信和訂貨信往往寫(xiě)得比較簡(jiǎn)單，甚至簡(jiǎn)單到了格式化的地步；而索賠信和推銷信以及其他荷載著說(shuō)服使命的信函，內(nèi)容則可能會(huì)復(fù)雜一些，表述也會(huì)豐富一些。例如撰寫(xiě)索賠信，寫(xiě)信人應(yīng)當(dāng)注意做到有理有據(jù)，以說(shuō)服對(duì)方，從而達(dá)到索賠成功的目的；再如在撰寫(xiě)以推銷某些新產(chǎn)品為目的的促銷信時(shí)，我們就有必要調(diào)動(dòng)更多的文字技巧和修辭手段，去激發(fā)目標(biāo)讀者的購(gòu)買欲。學(xué)習(xí)本課程時(shí)，我們應(yīng)當(dāng)注意掌握不同文書(shū)的特點(diǎn)，以便在寫(xiě)作時(shí)有意識(shí)地去體現(xiàn)它們各自的特點(diǎn)。
針對(duì)不同的目標(biāo)讀者或者客戶，商務(wù)信函也會(huì)有不同的文字表現(xiàn)。為了吸引新客戶，就可能比較詳細(xì)地介紹情況，耐心地解釋條款，附錄更多的信息，目的在于通過(guò)信函建立業(yè)務(wù)關(guān)系；對(duì)于已經(jīng)有所交往的老客戶，則應(yīng)當(dāng)寫(xiě)得比較親密甚至隨便一些，嚴(yán)肅刻板了反而不好，業(yè)務(wù)內(nèi)容上也可能會(huì)簡(jiǎn)單得多。