1、稱呼收件人

我們除了要寫明稱呼（例如 Dear Mr. Zhang）之外，也要緊記在[TO]一欄填上收信人的名字及郵件地址。這一方面是基本禮貌，而且有些電子郵件過濾軟件會將在TO、CC或BCC幾欄中沒有填寫收信人電子郵件地址的信當成垃圾郵件處理掉。

2、【KISS】（Keep It Simple and Stupid）

我們對顧客的特性有兩個很常用的描述，一是[顧客永遠是對的]，還有就是[顧客永遠是蠢的]。因此我們應把郵件內容整理得盡量易懂而直接。將內容清楚分段，再配合小標題，用戶就易于閱讀及理解。不妨將長篇大論的產品資料分拆成簡單易看的bullet points（要點）。

3、方法和拼字

顯得專業，就要在文法拼字方面下點功夫。不論中、英文都要注重文法。否則即使讀者讀了一次你的電子郵件，下次也會放棄。此外拼字也十分重要。有不少Spammer都喜歡故意拼錯字 來避開Spam filter （垃圾郵件過濾器）。如將offer拼成0ffer。以數字[0]代替英文字母[O]。甚至在一些spam keyword 上遺漏一兩個字母。當然，文法與錯字的問題本身就給人極差的觀感。因此若你要制作專業的電子郵件，就不要錯了。

4、不要傳送附件

不要傳送附件，電子郵件病毒爆發是接二連三地發生。因此讀者一般都提高了警覺，不易打開附件，因此請將你要發的內容全放在電子郵件之內，以免被誤會是惡意郵件。

5、不要要求用戶下載文檔

和第四點的原理相同，偽造電子郵件和網站實在太多了，盡量不應請收件者下載檔案。如果真的想讀者下載檔案，就請他們跳轉到貴公司的網站吧。

6、免用簡寫

有時我們會用簡寫來代表一些行內術語，但我們不要期望讀者一定會明白，尤其是蠢的顧客。所以還是避免為妙。即使要用，也要在后面加入全寫。

7、提供公司的聯系方式

雖然收件者很少會直接聯系發送郵件的公司，但此舉有助澄清這封郵件不是垃圾郵件，也不是來自偽冒網站的。因此，提供聯絡方法，如電子郵件、電話號碼與傳真號碼等。可給收件者留下一個正面的印象。

8、 將newsletter放到互聯網

每次發送一份Email Newsletter之前，先把它放到自己公司的網站上。一方面，讓讀者得知那份資訊絕無虛假。另一方面，也方便用戶瀏覽以往每一期的內容。事實上，如果這些定期資訊做得好，可以成為公司網站的寶貴內容；吸引讀者進入瀏覽，從而刺激他們留意公司的或產品。

9、發送切忌頻繁。

對于大多數的公司，一個月發送一到兩次是最合理的。

10、選擇干凈設計

一定要有足夠的白色空間，以便瀏覽者容易留意到你郵件的每個元素。還有一個設計提示：如果你的郵件由過多圖片組成，人們第一感覺會先留意到旁邊的白色區域，而不是你的郵件主體。正確的郵件設計是簡潔的文字加以適當的圖片。

11、廣告巧妙構思

最好的郵件信息是對讀者有用的。例如，一個銷售飾品的，可以提供一個季節性的潮流風格指南;一家企業軟件公司可以發送一些提高辦公效率的技巧。

12、配合其他媒體

郵件是一個很好吸引流量到你的博客或社交媒體上的方式。你只需要在郵件上發布你的信息摘要，然后連接到有完整內容的博客或社交媒體上就足夠了。

13、感興趣的主題

人們需要足夠的刺激才能引起興趣，就跟顧客在網站注冊一 樣，沒有足夠的興趣，只能換來關閉或者刪除的結果。所以，在郵件標題或者摘要（QQ郵件提示會有），務必要一針見血的說明你的郵件對我有什么好處，人們只關心有沒有iphone4可以抽獎，而不會理會你公司的經營狀況。

14、挖掘客戶所好

為了挖掘潛在客戶的興趣，你需要了解的不僅僅是他們的郵箱地址。首先你需要做一個興趣調查。注意問卷的問題不要太多，否則用戶是不大可能幫你完成 的。最好就是他們在網站注冊后幾天發送一個調查郵件，詢問他們的職業和興趣愛好。個人建議每年進行一次類似這樣的調查，以便獲得用戶最新情況。

有些公司的郵件里還會提供follow按鈕，和分享按鈕，以便用戶收藏或者分享信息到自己的社交媒體上。