1．信息準備的要求

準備的信息資料必須符合準確、全面、適用、及時的要求。

(1)準確。準確是指信息資料的真實性。真實是信息的生命，不真實的信息會把商貿談判決策引向歧途。為保證信息的真實性，首先，要求資料來源要真實可靠。其次，在信息資料加工時，要注意鑒別，去偽存真，剔除不真實的信息資料。再次，要弄清模糊度較大的資料，不明確的資料要暫時擱置起來。

(2)全面。全面是指信息資料的完整性、系統性和連續性。殘缺不全的資料常常會導致談判中的判斷失誤。因此，要求搜集的信息資料必須是與商貿談判有關的全方位的信息資料。搜集時要盡可能詳細、網開四面，廣泛搜集，防止遺漏重要的信息資料。同時，要保持系統性，要能反映有關政治、經濟等活動的動態變化狀況與轉化過程及其特征。

(3)適用。適用是指所準備的信息資料要適合商貿談判工作的實際需要。切實適合談判決策或解決問題的信息就具有適用性。因此，要求資料搜集必須有明確的目的，按專題進行，不要面面俱到。同時，要求在資料整理分析時，善于選擇與某一談判行動有關的重要信息資料，送交決策者作為談判決策時的參考。

(4)及時。及時是指信息資料的時效性。信息資料應盡可能靈敏地反映最新動態。信息有很強的時效性，適時的信息便是財富。信息時效性要求，一方面要及時地搜集發展變化著的有關情況；另一方面，信息資料的整理、分析、傳遞的速度要快。

2．資料搜集的方法和途徑

(1)檢索調研法。檢索調研法是根據現有的資料和數據進行調查、分類、比較、研究的信息資料準備方法。檢索調研法的資料搜集的途徑很廣，主要的有以下方面：

①統計資料。主要包括我國、對方國家及國際組織的各類統計月刊或統計年鑒，以及各國有關地方政策的各類年鑒或月刊。

②報紙雜志，專業書籍。如我國的'國際商務研究'、'國際經貿消息'、'外貿調研'等雜志都刊登有與貿易談判活動有關的資料。

③各專門機構的資料。如政府機關、金融機構、市場信息咨詢中心、對外貿易機構等提供的資料。

④談判對方公司的資料。如經對方專任會計師簽字的資產負債表、經營項目、報價單、公司預算財務計劃、公司出版物和報告、新聞發布稿、商品目錄與商品說明書、證券交易委員會或政府機關的報告書、官員的公開談話與公開聲明等。

(2)直接觀察法。直接觀察法是調查者在調查現場對被調查事物及被調查者的行為與特點進行觀察測度的一種信息資料準備方法。直接觀察法的形式主要有以下幾種：

①參觀對方生產的經營場地。如參觀對方的公司、工廠等，以明了對方實情。

②安排非正式的初步洽談。通過各種預備性的接觸，創造機會，當面了解對方的態度，觀察對方的意圖。

⑧購買對方的產品進行研究。將對方的產品拆開后進行檢驗，分析其結構、工藝等以確定其生產成本。

④搜集對方關于設計、生產、計劃、銷售等資料。

(3)專題詢問法。專題詢問法是以某一項命題向被調查者征詢意見，以搜集資料的一種信息準備方法。專題詢問法的方式運用靈活，其途徑主要有：

①向對方企業內部知情人了解。如對方現在或過去的雇員、對方領導部門的工作人員、對方內部受排擠人員等。

②向與對方有過貿易往來的人了解。如對方的客戶、對方的供貨商。

③向對方的有關人員了解。如在會議或社交場合通過與對方的重要助手或顧問的交往探取情報，通過銀行賬戶了解對方的財政狀況等。

3．信息資料的加工整理

信息資料整理一般分為下面幾個階段：

(1)篩選階段。篩選就是檢查資料的適用性，這是一個去粗取精的過程。

(2)審查階段。審查就是識別資料的真實性、合理性，這是一個去偽存真的過程。

(3)分類階段。分類就是按一定的標志對資料進行分類，使之條理化。

(4)評價階段。評價就是對資料做比較、分析、判斷，得出結論，提供談判活動參考。

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