一、接到國外發過來的發貨人信息聯系發貨人索要托單，或者先接到發貨人的托單聯系國外：

這個階段碰到的主要問題是電話打不進，找不到聯系人，指定貨代的聯系方式是來自收貨人，通常是指定貨代起運港分公司的電話號碼和聯系人的英文名字。收貨人的貨代信息是來自于指定貨代目的港分公司，而目的港對起運港的情況可能不是很清楚，雖然指定貨代內部都有通訊錄，但經常碰到人員和職位的變化沒有及時更新的情況，或者你是一個新的供應商，指定貨代目的港分公司沒有把起運港聯系人的變化情況告訴收貨人，這些情況都會造成你得到的信息不準確，電話打過去是空號，或者被告知不是這票貨的負責人。

有時候電話是打的通的，就是沒人接，或者被按掉，或者老是占線，偶爾出現時因為那個員工不在，經常出現就是指定貨代的員工故意不接電話，或者把電話掛起來。

這兩種問題都可以通過一個辦法解決，就是郵件，指定貨代最重要的工作就是跟國外聯系，絕大部分是靠郵件完成的，所以指定貨代對郵件的管理是比較嚴格的，所有員工都有郵件地址，你可以向收貨人索要，一般都有24小時必須回復郵件的規定，指定貨代的員工可以不接電話，但郵件是必須回的，而且郵件可以做為證據，誰對誰錯，誰的責任一目了然，所以建議如果可以的話多用郵件溝通，托單用郵件附件帶過去，收發貨人，目的港，貨物毛重件數體積，品名嘜頭，起運港，目的港，貨好時間，整柜還是拼箱，報關報幾票，有無商檢，裝箱方式，PO號碼全部在托單上寫好，貨代基本上就不會有什么問題，根本就不用多余的溝通，節約大家的時間。如果發送后過一到兩天貨代沒有回復，則可以向收貨人發郵件，附帶上你給貨代發托單的郵件，證明你沒有延誤訂艙，叫收貨人幫忙解決。收貨人一般會把郵件轉給指定貨代目的港分公司，目的港分公司會轉到起運港分公司，指定貨代的郵件原則一般是，如果收郵件的人一定時間沒回復，就會發給他的上級，如果上級再不回復，就再發職位更高的人，一旦指定貨代目的港介入，一般郵件很快就會有回復。

如果你第一發的人不是負責的人，你的郵件就會被轉給別人，有時候會轉經多人，還弄不清楚應該誰負責，甚至出現不同分公司之間的中轉，比如你是在天津的，國外給你的聯系人是北京的，但北京的把郵件轉給了他們天津分公司，那是因為指定貨代內部有職位和地域的分工，可能是按發貨人歸屬地分，按航線或者國家分，也可能是按照客戶分，一般來說都會找到負責人，如果郵件轉的太多，看的頭暈就在郵件里全部回復，直接問你的貨應該是誰負責的。

二、跟國外確認好使用哪家船公司，船期，約號等信息。

指定貨代的員工拿到你的托書了，如果是整箱，就開始跟指定貨代的目的港分公司聯系，問國外用哪家船公司，約號用哪個，指定貨代內部對船公司的選用基本遵循誰付費，誰選用船公司的原理，海運費到付，那么船公司就會由目的港指定，誰有錢誰老大啊。指定貨代一般跟很多船公司都有約價。

外貿公司可能會碰到兩個問題，一是貨代已經收到托單，但遲遲沒有配船信息回復，這一般是因為目的港還沒有給起運港這邊回復用哪個船公司，有的外貿會問指定貨代船期一般是什么時候，這也是讓指定貨代不好回答的問題，有些指定貨代會有自己經常選用的船公司，比如天津威勝物流經常用天津某船公司，或者這個收貨人一般使用或者有SOP規定用哪個船公司，但最終都以目的港的選擇為準。如果指定貨代說國外還沒回復，你也就不要多問了，問也白問，不如寫郵件給收貨人說你們貨物備好時間是什么時候，已經把托單給指定貨代了，但指定貨代還沒有安排船期，叫收貨人那邊知道情況。

另一個問題是指定貨代給出的配船信息不是你理想的裝箱時間，比如你的貨物周一包裝好可以裝箱，最理想的船期是A船公司周二截關，周四開船的船期。但指定貨代給你配出來的船期是B船公司周日截關，周二開船的，那么你的貨只能等到下周再出運了，而剛好不巧,你的信用證規定周五到期，那你就比較悲劇。這種情況一般也不是指定貨代成心找你麻煩，而是這個指定貨代B船公司的約價比A船公司便宜，用B船公司指定貨代的利潤高。如果負責你這票的指定貨代員厚道一點，他會跟指定貨代目的港說明情況，建議國外改配A船公司，指定貨代目的港分公司可能會跟收貨人說，加收些運費什么的，一般取決于收貨人要貨是否緊急，能否成功改配就不知道了。碰到不厚道的員工，就根本不會搭理你，因為指定貨代的客戶是國外收貨人，他們不會在意你有什么意見。在這個步驟里外貿公司最聰明的做法是，告訴指定貨代什么時候可以裝箱，問指定貨代最合適的船期是什么時候？是哪家船公司的？船名航次是什么，然后告訴你的收貨人，你的貨物什么時候可以裝箱，最合適的船期是什么時候，建議收貨人選用，化被動為主動。