貨運代理業務員在因外配訂艙面對的是每一單不同的船東或貨代，根據各家不同的操作規定提供海運服務。

一.配船指南

適用于所提供的各條航線服務以及拼箱服務。

二.訂艙對象及方式

以價格優先，航線好為宗旨，選擇有優勢的船東或貨代訂艙。

訂艙方式：以書面訂艙(填寫訂艙單)

訂艙代理指定的托運單格式

非指定的訂艙格式(中海托運單的格式)

三.審核托運單訂艙注意事項

在收到經運價中心審核過和訂艙單后，開始訂艙工作，注意審核訂艙單必須提供以下內容：

預配船期

箱型，箱量

貨名或貨類

重量，體積(拼箱必須提供的大約數)

起運港/卸貨港/目的港(必須清晰明確)

付費條款(需提供并列明是“FREIGHT PREPAID”或者“FREIGHT COLLECT”)

運輸條款以及特別注意事項的要求

經過運價中心審核運費無誤后，向船東或貨代訂艙。

四.取得訂艙確認應注意事項

通過不同的方式收到船東或貨代的訂艙確認單(SHIPPING ORDER)后，將S/O上相關船東或貨代的資料刪掉，在SO上注明客服/單證聯系人員的電話，傳真以及EMAIL地址，再將SO傳真給予客戶。若客戶要委托拖車裝箱跟報關的，先于提前1-2天安排落實好拖車計劃與報關事項。

五.FMS系統錄入以及核查各項費用

錄入的依據是以BOOKIN GREPORTD 右上運價中心人員注明的工作號，輸入工作號調出該票將相對應的SO資料錄入。先核對客戶名稱，在訂艙號處輸入SO號，船名航次，截關日，ETD船舶離港時間，裝港、卸港、目的港錄入代碼顯示完整的港口名稱，船公司，訂艙代理錄入公司代碼，按保存鍵即可。如有備注注明就在海運界面里點擊訂艙欄里的備注欄注明。點擊費用管理界面，與BOOKING REPORT上的費用相核對，做好相關記號，為后面的確認費用單做好前提工作。

六.跟蹤服務工作

客戶憑SO到碼頭打單處換取設備交接單到具體堆場提空箱裝柜，如客戶反饋打單處不予打單，則由客服向訂艙代理查明原因，通知客戶重新打單并向客戶解釋清楚。

客戶在碼頭提空柜或還重柜遇到問題的，向訂艙單位確認后，及時通知客戶。

提柜后，由于貨物無法備齊，貨主要求推遲一個航次。已經提柜后而推遲出口時間，應根據船公司的船期用箱時間表，合理安排用箱時間若超過船公司提供的免費用箱期限，將依照有關規定征收集裝箱超期使用費。

因貨主原因來不及按時進場，申請延遲進場。客戶需要向我司提出書面申請LATECOME。在收到客戶申請后向訂艙代理申請LATECOME，待訂艙代理確認后方可通知客戶是否接受申請，如不予接受則向客戶說明理由。

在旺季期間，每周的航線都必定爆艙，客服必須與船東或貨代代理緊密溝通，了解船期的變化，艙位的最新分配情況，及時向業務員提供最新消息，且向船東或貨代代理申請配船艙位，確保我司訂艙配船艙位。

安排付款以及領取正本提單和電放放貨

客服在船舶截關的前1天將訂艙資料交予單證。在單證補料給訂艙代理的同時向她催要DEBITNOTE，把對單時間與付款時間相互協調完成。收到訂艙代理的DEBITNOTE 與 FMS 系統上的費用管理界面核對，把應付訂艙代理的部分款項核對準確無誤，蓋上顯示我們公司的發票抬頭和地址的章確認給訂艙代理。如訂艙代理的 DEBITNOTE 上的費用與FMS系統上的費用不符或者遺漏，要及時跟運價中心人員溝通，找出原因再確認。收到訂艙代理的發票，填寫付款申請，轉交商務中心去安排付款事宜。因客戶一核對完提單內容，就馬上催要正本提單，所以客服要緊密跟蹤付款的事情。按公司規定，當天上午到的發票下午就可以安排付出去，下午到的發票第二天就可以付款。如當天下午沒銀行回單的，又是客戶著急要單的，找商務中心了解清楚，反饋給業務員。

每個訂艙代理對領取提單的方式不同，按照訂艙代理的格式要求，填寫相關的寄單委托書，把上面的內容列清楚。拿到正本提單，COPY留底并交給商務中心人員簽收。做電放放貨的，必須經商務中心人員確認后方可做電放申請給訂艙代理。每個訂艙代理的電放格式單要求有所不同，因此按各家訂艙代理要求嚴格執行。