出口前必須繕制全套出口報關(guān)單據(jù)，并根據(jù)集港日期及時向海關(guān)申報。

         基本的報關(guān)單據(jù)包括正本商業(yè)發(fā)票(INVOICE)、正本裝箱單(PACKING LIST)、副本合同(也可稱作形式發(fā)票或售貨確認(rèn)書)、報關(guān)單、副本委托報關(guān)協(xié)議、正本核銷單。根據(jù)海關(guān)對出口商品的監(jiān)管條件，還須提供相應(yīng)的證明，如 商檢證、出口許可證、熏蒸證等。此外，個別地區(qū)海關(guān)對采用信用證結(jié)匯的出口貿(mào)易，還要求提供信用證副本。對這些單據(jù)的繕制與審核，要從以下幾方兩加以注 意：

　　第一，單據(jù)的內(nèi)容必須齊全。
　　商業(yè)發(fā)票中需要顯示的項目有：發(fā)票號、合同號、 日期、買方公司名稱、起運港、目的港、嘜頭、品名、數(shù)量、單價、總價等內(nèi)容，各個項目的內(nèi)容必須相互符合。裝箱單中，除單價、總價不必顯示外，其余各項與 發(fā)票相同。另外，還有包裝件數(shù)、毛重、凈重、尺碼（即體積），正本單據(jù)不允許涂改。

　　第二，各種單據(jù)的內(nèi)容必須相互符合，做到單單相符，單證相符。
　　單據(jù)應(yīng)盡早寄至代理報關(guān)單位，以便整理審核，最晚不遲于集港前兩天寄到，若單據(jù)不能按時寄到或正本單據(jù)出現(xiàn)問題，又急于通關(guān)，一般情況下，先用傳真件副本代替，由報關(guān)員“打保”報關(guān)，隨后補上正本單據(jù)。

　　第三，填制報關(guān)單。
　　根據(jù)報關(guān)單的格式，提供的相應(yīng)內(nèi)容，由報關(guān)員錄入，通過海關(guān)EDI系統(tǒng)傳輸。數(shù)據(jù) 一定要準(zhǔn)確，要與其它各單嚴(yán)格相符。否則會影響核銷單與報關(guān)單的返還速度。

　　總之，無論是貨主，還是代理，都要重視報關(guān)單據(jù)的各個方面，以減少和避免通關(guān)過程中出現(xiàn)的不必要的麻煩，加快通關(guān)速度，圓滿完成裝運任務(wù)。