采購商一般從總部那里, 或者從所在國關聯公司那里得到采購的任務，然后打電話給最熟悉的供應商, 了解一些信息。接著發詢盤給熟悉的供應商, 再把從展覽會上面的供應商名單數據庫里面的工廠灑一遍, 外貿網站再撒一遍采購信息。從中國得到offer 以后, 回復給公司總部。正常情況下, 總部過來的采購的任務是非常多而且不一定完整的。


鑒于采購商的這些工作流程，我們的外貿業務員最好能做到兩點：


第一是非常快的回復。采購部門是否迅速有效地回復總部是非常重要的一個考核指標。 比如20個項目的日用品單, 一般3天之內就會回復完成。之后過來的遲到的offer只能放在文件夾里面歸檔。所以速度是第一關鍵。
第二是完整的回復。 這需要報價業務員對自己的產品非常了解。通常，采購的信息是不完整的, 業務員最好依靠自己的產品知識,在email 中對產品有完整的介紹。 同時包括自己的工廠信息(名稱, 地址, 工廠人數, 技術人員人數,主要產品, 產量,銷售量, 有沒有外貿權等)、產品的其他信息（包括類似產品推薦或者提供給采購商可能的其他選擇）， 還有一部分是商務信息（包括交貨期、最少訂貨量、包裝、港口、付款方式等等），這對促成最終成交非常有幫助。重要的是: 在第一封email中就分幾個部分完整的介紹。


有采購上說他們常常收到一兩句話的傳真或者email。上面只有一個價格。在他們看來,這樣的回復會給人這樣的疑問：


1. 回復者是貿易公司或者個人, 看到訊盤就打聽價格,加上利潤以后就報價過來 。
2. 回復者對商務方面不是非常熟悉, 繼續談下去可能在許多環節上,需要很多時間相互溝通。
3. 同這樣的公司做生意, 會像擠牙膏一樣, 時時催促工廠, 非常消耗精力。
回復的內容完整, 但是需要注意簡潔。不要把工廠的創業史也搬出來,也不要把口號、標語貼上去。