14、單證，單證

從工廠實習回來不久，我又被安排到單證科實習，這也是每個新員工的必修課。

眾所周知，單證在外貿行業的操作中占有重要地位，每一筆合同結算付款的依據都是單據，所以，聽說有個叫施米托夫的著名國際貿易專家曾經將國際貿易說成是“單據買賣”，不知道是不是有一點夸張。

單證固然重要，但到底是不是每個業務員都必須會獨立操作全套單據的制作，卻是個值得商榷的問題。聽說有的外貿公司規定新員工必須在單證科實習半年以上的，而我們公司當時只要求了一個月左右。我和很多同事一度都認為做業務的員工沒有必要花那么多時間和經歷在學習單證上，畢竟，每個外貿公司都有專門的單證科，單證科里全是專業打單子做單據的職員，如果我們什么都會了什么都能自己做，那還需要他們干什么呢？分工合作本就是社會文明進步的表現之一。

其實，從另一方面講，我們業務員的這個想法，還藏著偷懶的意思在里面，要知道，單證是多么叫人頭疼的一件事。在我們看來，單證科的那些女孩子真是厲害，不是一般的細心，每天制作那么多各種各樣的單據尚且能不出錯，當然，她們可當真出不得一點錯，一錯就要誤大事的，為了杜絕出錯，她們中有個經驗豐富的老單證員來擔當審單員，所有人制作的單據都要由她過目檢驗簽字。她們還要特別的耐心，否則，從早到晚對牢這些枯燥無味的數據，真是悶得要發瘋了，尤其是審單員，我無比佩服她，怎么可以隱忍不發地不停審單審單審單，換作我，肯定崩潰。

所以，當我們這些業務科的職員每天被業務上的瑣事煩惱不堪之余，唯一的念頭就是能偷懶則偷懶，制作單據這種事情，是萬萬不想插手的。

不過，業務科也不是一點都不用接觸文件工作。HH公司的操作方法是這樣的：公司有個專門的網絡業務系統，每一票合同，業務科必須負責在業務系統里將“外銷合同”（即公司與外商之間的外幣合同），“收購合同”（即公司與工廠之間的人民幣合同），“進倉單”（即工廠送貨進倉庫的情況），“出倉單”（即最后貨物出運的實際情況）這四項全部數據都輸入妥當，同時還要按照工廠報過來的數據用EXCEL表格制作一張“裝箱明細單”，即第1箱里裝的是什么貨號什么顏色什么尺碼，第2箱里又是什么什么，全部都要詳細而正確，這張明細單是給客戶看的，便于他們提貨開箱使用。

接下來才是單證科的事，在HH公司，單證和儲運是同一個部門，業務科的一票等待出運的合同到了這個部門，負責儲運的人就得按照業務員要求的裝船日期來定艙位，比如某月某日目的地為大阪港的船，按貨物體積，體積剛好的話，可以訂一個40尺的大柜或20尺的小柜，整柜裝貨提貨都方便快捷些，如果體積不夠，配整柜嫌浪費的話，就和其他公司的貨物拼箱，費用便宜些。有的客戶會指定貨代指定船公司甚至指定要什么船，比如有些日本客人喜歡指定比較快一點的COSCO，那么負責儲運的人就按照他們的指定要聯系即可；如果沒有指定，負責者就要從公司利益出發，本著放之四海而皆準的“價廉物美”原則來選擇船公司了。

而負責單證的人呢，則要制作出一份有公司抬頭的商業發票（INVOICE）和一份有公司抬頭的簡明裝箱單（PACKINGLIST），這些東西有兩個作用，一是在貨物出運后寄給客人用于對方清關提貨，另一方面是我方交付銀行作為收匯的憑據。

在一家外貿公司里，即使你是第一次走進來，你也會輕易分辨出業務科的女孩子和單證科的女孩子：業務科的女孩大多做事雷厲風行，潑辣有余而溫柔不足；而單證科的女孩子一個個都舉止文靜心思靈巧的樣子，似乎更接近銀行或外企里的文員。

女人的劣根性，總愛同別人攀比，有時候我跟小欣會私下里說：看看那些單證科的女孩子，從來不用加班不用出差，沒有一點壓力，每天穿得花枝招展來上班，十公分高跟鞋也不要緊，反正坐在那里一動不動，多么舒服。我承認，我們那是嫉妒，是心理不平衡。其實何需不平衡，她們不也在嫉妒我們的工作靈活有趣，況且酬勞又往往高于她們嗎？有得有失，人之常情。

我曾一度得到過一個做單證出身的女孩子作助手，當時我這里人手不夠，公司特別從單證科調她過來的。雖然完全不懂商品業務，但單據文件工作于她是駕輕就熟，我把從合同到出運到結匯的事情完全交給她，不知道有多么放心，她比我細心許多倍，分內的事處理得有條有理，完全不用我過問，一旦她某天休息，我便抓瞎，拼命打電話騷擾她；久之便嬌寵出我愈發偷懶的習性來，便得連最基本的單據都不太記得怎么做了

就是這個女孩子告訴我，其實幾乎每個單證科的職員都很想進業務科做業務。我愣住，不相信地看著她。不是不用加班不用出差么？不是毫無壓力輕松自在么？不是可以日日花枝招展穿十公分高跟鞋么？

哦，對了，說起高跟鞋，這個女孩子剛從單證科過來的時候，依舊是穿著細高跟鞋來上班，有時被我差遣樓上樓下地跑，過了一陣，終于改穿平底鞋了，她笑言：“阿妙，難怪你只穿平底鞋，我這些天算是嘗到高跟鞋的苦頭了。”