作為外貿業務員，每天都會收到很多電子郵件（哦，你每天只有一封，那努力吧），那么你是如何管理和答復這些郵件的呢？我的一些個人看法，供參考:

    如何識別真假詢盤：

    你可能每天都會收到很多新的訊盤，特別是如果你做了網絡推廣的話，但是其中有很多是無用或者虛假的訊盤，如果是一個真的客戶，你沒有認真答復可能會失去，如果是國內同行，如果你發了詳細的資料或者報價，將會泄漏自己的信息，特別是技術設計比較高的行業，泄漏信息是十分不好的。所以識別真假客戶是必要的。如何識別他們？

    首先，查一下發件人的IP，方法：右鍵單擊收到的郵件，選擇屬性－詳細信息，在里面你會看到幾個IP地址，然后查詢IP所屬的區域，可以到ip.lk52.com這類的網站查，輸入IP地址就可以知道來自哪個地區；

    其次，如果你的網站有計數器，同時可以參考一下計數器里面的IP記錄，看看是不是有這個IP瀏覽過你的網站；一般來說用國外代理服務器上國內工廠的網站比較困難，所以一般國內的是用真實IP上你的網站，發送郵件的時候可能會用代理服務器。用計數器還有一個好處，就是可以知道瀏覽你網頁的是通過什么地方知道你的，是點擊B2B網站上面的鏈接還是直接輸入你的網站地址？如果是直接輸入地址，那就要想想他是怎么知道的。

    第三，看看客戶發來郵件的時間，根據時差判斷客戶發送郵件的時間，比如早上八九點從德國IP發送過來的郵件基本有問題。

    第四，看看客戶在郵件里面是否留了詳細的聯系資料，如果有網址，詳細電話傳真地址等，一般比較可信，對于資料不全的，可以問問他的聯系資料，猜測有問題的，可以發送傳真或者電話詢問一下。打電話給客戶會讓客戶覺得你比較重視他，哪怕只是說明一下收到了他的訊盤，有利無害。

    第五，分析客戶訊盤的內容，如果有具體的規格，詳細的要求，這類客戶比較有價值，如果只是籠統的要樣本價格單什么的，比較沒什么意義，至少短期沒什么價值。

    對于使用YAHOO, HOTMAIL郵箱的訊盤，多留心。

    如何撰寫一封規范的郵件：

    1．使用統一的信紙，最好有公司的商標，主要產品的圖片類別等等，很方便就可以做一個，網絡下載的信紙不太適合商務使用。

    2．格式正確，統一，郵件主題合理，拼寫無誤。所有發給客戶的郵件應該采用統一的格式：

    （1）郵件主題最好有公司名字等，比如公司名字是EXPORT，行業是PLASTIC，這封郵件的內容是給一款產品報價，那么主題可以寫Export Plastic/quotation of item A. 這樣有一個好處，可以方便客戶以及你自己以后查找給客戶的信息，對于來往郵件很多的客戶，開始的時候我往往要花很多時間去查找以前的報價以及其它資料，但是現在通過主題就很方便知道郵件大概內容是什么，節省很多時間。

    （2）郵件正文兩端對齊：對于段落很多的郵件，正文兩端對齊會顯得很整潔。

    （3）第一封郵件最好寫上Mr.或者Ms.某某，職位寫SALES MANAGER等，不管你是不是經理，寫上沒關系，你職位高客戶會覺得把他當回事，有好處。

    （4）落款有公司標識以及詳細聯系資料

[1] [2]