首先，商務信函的撰寫為何重要？其原因如下：第一，目前商務傳真、商務電子郵件的使用量特別大，許多商務信息都是以傳真或電子郵件的方式傳遞出去的，而這兩種聯絡方式的撰寫又是在信函的基礎上發展起來的。第二，雖然商務傳真、商務電子郵件的使用相當頻繁，但商務中對于一些不太緊急的信息仍以信函方式為主進行交際。第三，盡管我們可用其他的種類的交際方式來傳遞商務信息，但許多重要的商務信息仍須以商務信函方式加以確認，因此，商務信函的撰寫再一次被提到國際商務信函這一領域的重要位置上來。
商務信函迄今為止已有數千年歷史。從古到今，它在語言上、文體上、格式上等經歷了許多變化，它的格式從過去的一成不變的縮行式發展成今天的各種各樣的格式（如平頭式、改良平頭式、簡化式、混合式等），這種發展結果主要是由于國際貿易的迅速發展所致。在21世紀的今天，人們已將辦公效率、辦公時間放在第一位，過去的一些俗套的商務語言、商務信函的格式等已不再適合于當今國際貿易的發展。買賣雙方在來往的商務函件中，其寫作語言、體裁、格式等愈來愈趨向于簡單、明白、隨便、親切、友好，而不是以往函件中使用的復雜、累贅、拐彎抹角、拗口、難懂、生硬的語言。