為確保國際貨代的進出口貨物的安全交接，需在整個運輸過程中編制各種文件。這些文件都有各自獨特的用途，并且互相依賴。它們既把船、港、貨各方聯系在一起，又能分清各自的權利和業務。

托運單（BOOKING NOTE）

托運單俗稱“下貨紙”，是托運人根據貿易合同和信用證條款內容填制的，向承運人或其代理辦理貨物托運的單證。承運人根據托運單內容，并結合船舶的航線、掛靠港、船期和艙位等條件考慮，認為合適后，即接受托運。

裝貨單

裝載單是由托運人提出裝運申請的船舶公司發出通知，憑單據向發貨人發出通知船長將該船的貨物裝船。它既可以作為裝船依據，也可以作為由貨主憑此向海關申報出口貨物的主要單據之一，因此它也被稱為“關單”，對于托運人來說，它是完成國際貨代貨物托運的證明。對于船舶公司或其國際貨代代理人來說，裝貨單是通知船方接受裝運貨物的指示文件。

收貨單

接收單也叫大副收據，是船舶接收貨物的收據，也是貨物已裝運的憑證。船大副按照理貨人員在理貨單上簽的日期、件數和艙位，并與裝貨單核對，簽大副收據。發貨人憑大副簽字的大副收據向承運人或其國際貨代代理人換取已裝運提單。

海運提單

提單是一種貨物所有權憑證。提單持有人可據以提取貨物，也可憑此向銀行押匯，還可在載貨船舶到達目的港交貨之前進行轉讓。

裝貨清單

貨物清單是指承運人按照其目的港、靠港次序，依其航次、靠港次序，將全船待裝貨物按目的港進行分類分類，并列出清單，它的內容包括裝船單號、貨名、件數、包裝形式、毛重、尺碼以及不同的貨物對國際貨代運輸的要求或注意事項等。裝貨清單是船上大副編制配載計劃的主要依據，又是供現場理貨人員進行理貨，港方安排駁運，進出庫場以及承運人掌握情況的業務單據。

艙單（MANIFEST）

這張單子就是根據貨港，逐個列出全船運輸貨物的匯總清單。貨物裝運完畢后，由船公司按收貨單或提單開具。貨物細節、裝貨港、提單號、船名、托運人及收貨人姓名、標號等主要內容，這份單據是船舶載運貨物的證明。

提貨單（DELIVERY ORDER）

提貨單是收貨人憑正本提單或副本提單隨同有效的擔保向承運人或其代理人換取的、可向港口裝卸部門提取貨物的憑證。

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