按客戶不同，輕重緩急不同，將每天收到的買家查詢進行分類。對老客戶的查詢直接回復就行;對新客戶有必要進行仔細分析，通過分析了解清楚買家的意圖，采購興趣，公司實力等詳細情況。總之，對買家的要求了解越多，回復就越能夠引起買家的注意和興趣。

　具體來說，買家首次來函，如果內容簡單，對商品品種，規格等都是泛泛而指，很顯然他是來了解行情的，或只是聯系一下而已，下單的可能性較小。對于這類查詢，只要將客戶關心的問題和自己企業的介紹回復給他就可以了。

　對于那些查詢具體產品，甚至列出了詳細規格的客戶，表明他們是在對目標供應商做過詳細的調查和了解后才發查詢的，所以供應商在收到查詢后必須慎重對待。一定要及時回復。為了增加回復的吸引力和說服力，在回復新客戶時，除了在郵件中回復客戶關心的問題，最好同時將公司的其他情況和公司的網站介紹給該客戶，讓客戶更全面透徹地了解公司。對外商的查詢回復一定要快。但是，光“快”還不夠的，還要“準”，供應商給買家回復電子郵件時，要盡量遵循以下5大要決：準確：要將回復信寫得很清楚，首先要正確理解買家來函的準確意思，如有不清楚的地方，則應立即去函向客戶詢問了解，切忌一知半解;其次，供應商要將自己的意思表達清楚準確，將自己公司介紹清楚，多使用有說服力，準確的數據，切忌使用模棱兩可或含含糊糊的詞語和內容;

　全面：一方面要全面徹底地回答買家查詢的方方面面，包括買家所有的問題和感興趣的點點滴滴;另外，郵件本身的結構和內容也要完整。很多人書寫郵件時喜歡即興發揮，往往內容簡單，結構松散。有時還在郵件中使用網上流行的符號和縮寫，這在正式的商務來往中是不可取的。

　具體：給買家回復的信息無疑越具體，越能方便買家做出決策。通常買家也有自己的客戶或用戶，也需要將明確具體的信息傳遞給自己的客戶，所以，如果內容不詳細，肯定會導致買家或買家的買家再次發函追問，耽誤大家的時間和精力。

　清楚：電子郵件也應象傳統的商業書信一樣，不論是排版還是語句都應整潔明了，少使用難懂的詞語或表達法。

　禮貌：禮貌的重要性自不用說，但商務禮貌與日常禮貌是有所區別的，要多使用正式的表達，少用口語語氣，尊重對方的風土人格，禁忌和宗教信仰;人稱表達上要盡量少用第一人稱，多用“you”，以表示尊重對方，用第一人稱時要用“we”代替“i”等等，很多買家在選擇供應商時，特別是長期的合作伙伴時，特別注重供應商是否專業，除了經營產品專一，行業知識豐富外，一封地道的回復郵件也能顯示供應商或業務人員的“專業功底”，提升企業形象。